MPV-sivusto Sivukartta
Asiantuntijaorganisaation osaamistiimin perustaminen – periaatteet ja prosessi

mpv-logo.gif Matti Vuori

 

Asiantuntijaorganisaation osaamistiimin perustaminen - menettelytapoja prosessin eri vaiheisiin

 

jakoavain.jpgTämä kalvosarjamainen artikkeli esittelee ”kättä pidempää” tiimittämisprosessin eri vaiheisiin. Tiimien ja tiimien luomisen perusperiaatteet ja erään tiimittämisprosessin tärkeimmät elementit on kuvattu toisessa dokumentissa.

 

 


 

Osaamisen tunnistaminen aivoriihitekniikalla

  • Luetteloidaan asiakaslähtöiset tutkimus- ja palvelukohteet, esimerkiksi
    • Toimintaprosessien kehittäminen
    • Tuotetestaus
    • Tuotteiden turvallisuusanalyysit
    • Tuotekehitysprosessien kehittäminen
    • Työympäristön turvallisuusanalyysit
    • Työjärjestelmän riskien arviointi
  • Tarvittava osaaminen tunnistetaan seinätaulutekniikalla
    • Näistä otsikot
    • Alle lisätään hiljaisessa aivoriihessä tarvittava osaaminen
  • Toisella kierroksella merkitään olemassaoleva osaaminen
    • Kukin jäsen merkitsee nimikirjaimillaan, mitä osaa kunkin osaamisen viereen
  • Yhteisen osaamisen ja kriittisten osaamistarpeiden tunnistaminen
    • Eri alueiden osaamiset kirjataan tiimin osaamisluetteloon, ja taulukko, johon ruksataan kunkin jäsenen saaminen
    • Tunnistetaan yhteinen osaaminen ja merkitään ne alueet
    • Tunnistetaan yhden tai muutaman henkilön varassa oleva erikoisosaaminen
    • Tarkistetaan, että luettelossa ovat kaikki strategisesti tärkeät osaamiset

 

  • Mielenkiinnon ja motivaation alueet merkitään myös henkilöittäin

Pääosaamisalueiden tunnistaminen

 Tarkastele toiminta-ajatuksen eri elementtejä

  • Asiakkaat ja heidän toimintansa
  • Kehittämisen kohde
  • Mitä niissä kehitetään
  • Toimintaympäristö
  • Julkisen vallan ja muut yleiset vaatimukset
  • => Joukko osaamisalueita
  • Nopea esimerkki tuotekehityksen riskienhallinnan kehittämisestä:
  • => Tuotekehitys - ajattelu- ja toimintamallit
  • => Keskeisten asiakasryhmien tapa toimia
  • => Riskienhallinnan perus-ajattelumallit
  • => Riskien tunnistaminen
  • => Organisaation kehittäminen
  • => Aihepiirin kokonaisuuden taso ja uusin tutkimus ja kehitys

Fläppi tarvittavan osaamisen tunnistamiseen

  • Osaamisalue:

  

  • Tavoitetaso:

  

  • Tätä ihmisten pitää osata:

  

 

(Avainsanat: Olla perehtynyt X:ään, olla koulutettu X:ään, olla kokemusta X:stä, seurata X:ää, tuntea X...)

Osaamisen profilointi

Osaamistaulukko (PDF) kokoaa tiimin osaamisen. Vasempaan reunaan kootaan tiimissä tarvittava osaaminen (sekä ydin- että tukiosaaminen) ja jäsenet listataan sarakkeisiin. Taulukko täytetään henkilökohtaisesti - siihen menee vain minuutteja, jos henkilöstö on asian tasalla. Tarkkuus ei ole absoluuttista: olennaista on vain nostaa yhteinen asia pöydälle tällaista välinettä käyttäen.

 

Olennaista on oikean reunan tulos: onko riittävää osaamispohjaa, että kuviteltu toiminta-ajatus kantaa? Toinen tärkeä tulos on itsetutkiskelu ja osaamisen avoin esittely - jos sitä ei ole aiemmin tehty, tässä on lähtölaukaus.

 

Tärkeää on esitellä tulokset neutraalisti ja antaa tiimin tehdä yhteiset johtopäätökset.

Ulkoisten vaatimusten määrittely

Käsitellään keskustellen:

  • Oman organisaation asettamat vaatimukset:
    • Mitä tiimiltä edellytetään?
    • Mitä siltä toivotaan?
  • Mitä strategisia kulmakiviä ja osaamista sen pitäisi ylläpitää?

 

 

 

Vision luominen

Tarpeet

  • Millaisia ovat tärkeimmät uudet asiakkaiden tutkimus- ja konsultointitarpeet viiden vuoden kuluttua?
  • Mitkä ovat hypoteesin mukaisen toiminnan tärkeimmät elementit tulevina vuosina?
  • Omat toiveet:
    • Kukin jäsen kirjoittaa paperille näkemyksensä ihannetiimistään viiden vuoden päässä
    • Mukaan seuraavat elementit:
      - Mitä tiimi tekee?
      - Millainen asema sillä on organisaatiossa ja koko toimintakentässään?
      - Kansallinen toiminta?
      - Kansainvälinen toiminta?
      - Miten se toimii? - sisäiset toimintaprosessit?
      - Tiimin ihmissuhteet ja muut sisäiset tekijät?

Synteesi

  • Kirkastettu visio tilasta viiden vuoden päästä

 

Olemme tiimi joka

- Kehittää ... mitä?

- Tuottaa palveluja ... mitä?

- Osaa ...mitä?

- Jonka asiakaskuntaa ovat ... ketkä?

- Jonka toimintaa luonnehtii ... mitkä seikat?
(kehitys- ja osaamistaso, koko, asema tutkimus- ja konsultointiyhteisöissä)

Toimintatapojen suunnittelu

Suunniteltavien toimintojen valinta

  • Määritetään tiimille kuuluvat tehtävät
  • Tarkkaa suunnittelua ei voida tiimittämisvaiheessa tehdä kaikille tehtäville
  • Siksi tunnistettava olennaisimmat
    • Mitä toimintoja tarvitaan välittömästi toiminnan aloituksen jälkeen?
    • Mitkä toiminnot ovat tärkeimpiä?
    • Mitkä ovat uusia toimintoja, joita ei ole ollut vanhassa organisoitumismuodossa? (Oli kenties teoriassa, mutta ei käytännössä)
  • Valinta tehdään merkkaamalla henkilökohtaiset näkemykset näistä aivoriihessä kalvoille tai fläpeille
    • ! = kiire, tarvitaan pian
    • ”·”   = tärkeä
    • U = uusi

 

  • Ennen merkkausta käsitellään vielä lyhyesti toiminnot ja täydennetään listoja tarvittaessa
  • Fläpit ohessa

Tiimin sisäiset tehtävät

  • Tiimin johtaminen
  • Sitouttavat tehtävät
  • Osaamisen hallinta
  • Toiminnan suunnittelu
  • Resurssien käytön suunnittelu ja seuranta
  • Projektisuunnittelu
  • Projektien toteutus

Tiimin johtaminen

Kokonaisuus

Tehtäviä

Edushenkilön / vetäjän valinta

  • Miten sovitaan, miten valtuutetaan?
  • Miten vaihdetaan tarvittaessa?
  • Varahenkilön valinta

Edushenkilön / vetäjän tehtävät ja vastuut

  • Tehtävien määrittelyprosessi

Muiden jäsenten roolit

  • Kaikkien jäsenten perusroolin määrittely
  • Yhteyshenkilö-roolit erityisasioissa

Henkilöjohtaminen, leadership

  • Jäsenten ohjaus, tuki ja valmentaminen

Osaamisen johtaminen ja hallinta

(Ks. oma kalvo)

Demokraattiset periaatteet

  • Päätöksentekoprosessit
  • Vaikutusmahdollisuuksien tarjoaminen ja varmistaminen

Kokoukset

  • Kokousperiaatteet
  • Kokoonkutsuminen

Sisäinen viestintä

  • Viestintätavat

 

 

Sitouttavat tehtävät

Kokonaisuus

Tehtäviä

Yhteisten tavoitteiden luominen ja kokeminen

  • Yhteinen tavoitemäärittely
  • Tehtävien, kohteiden jäsennys

Yhteisöllisyyden, me-hengen luominen

  • Rooli tiimissä
  • Kannustaminen, tukeminen
  • Muodollinen palkitseminen tiimin sisällä
  • Ongelmien käsittely
  • ”Tiimipäivät”
  • Vapaa-ajan toiminta

Henkilökohtainen vastuu

  • Vastuiden jakaminen ja määrittely
  • Tehtäviin asettaminen

Tulostavoitteet

  • Tulostavoitteiden määrittely

Tiimin rooli organisaatiossa

  • Roolin määrittely

 

Osaamisen hallinta

Kokonaisuus

Tehtäviä

Toiminta-ajatus

  • Oman toiminta-ajatuksen määrittely

Osaamistarpeet

  • Osallistuminen organisaation strategiseen suunnitteluun
  • Osaamisstrategian määrittely
  • Osaamiskartoitus
  • Tulevaisuuden tarpeiden osaamistarvekartoitus

Osaamisen varmistaminen

  • Perehdytys ja työnopastus
  • Osaamiskriteerit tehtäville, osaamisen mittaaminen

Osaamisen kehittäminen

  • Koulutussuunnitelmat
  • Kehittämissuunnitelmat
  • Osaamisen jakaminen
  • Innovaatioiden siirtäminen
  • Ks. myös Projektien suunnittelu

Osaaminen ulkoistaminen tiimistä

  • Osaamisen välineistäminen
  • Julkaisutoiminta

 

Toiminnan suunnittelu

Kokonaisuus

Tehtäviä

Tavoitteiden määrittely

  • Strategiasuunnitteluun osallistuminen
  • Strategian konkretisointi
  • Toiminta-ajatuksen päivittäminen
  • Tulostavoitteiden määrittely

Projektisuunnittelu

  • Projektien ideointi
  • Projektien suunnittelu

Palvelutoiminnan suunnittelu

 

  • Palvelutuotteiden valinta
  • Palvelu-liiketoiminnan suunnittelu

Yhteistyö muiden kanssa

  • Yhteistyöverkostojen ylläpito
  • Muiden projektien seuranta ja hakeutuminen muiden projekteihin

Tiimin toiminnan ja tarjonnan tekeminen näkyväksi

  • Tiimin toiminnan ja osaamisen esittelyt

Sisäinen laadunvarmistus

 

  • Laadunvarmistustoimintojen suunnittelu

 

Resurssien käytön suunnittelu ja seuranta

Kokonaisuus

Tehtäviä

Seuranta

  • Eri tehtävien kuormituksen ja resurssien käytön seuranta ja ennakointi
  • Toteutumien analysointi - projektien ja toiminnan arviointi
  • Ylikuormittumisen estäminen

Henkilöiden tehtävät

  • Vastuuhenkilöt
  • Varahenkilöt
  • Tehtäviin ja rooleihin asettaminen
  • Vastuiden määrittely

Yhteiset resurssit

  • Resurssien käytön pelisäännöt
  • Alihankinnan käyttö

Projektisuunnittelu

Kokonaisuus

Tehtäviä

Tutkimusaluiden määrittely

  • Toiminta-ajatuksen määrittely
  • Strategiaprosessi

Projektien ideointi

  • Asiakaskentän tulevien tarpeiden seuranta
  • Ideointipalaverit
  • Ideoiden priorisointi ja käsittely
  • Motivaation ja halujen prosessointi

Projektisuunnittelu

 

  • Asiakkaiden ja case-projektien hankinta
  • Tekesin ja muiden keskeisten rahoittajien strategian/ohjelmien seuranta
  • Kansainvälisen kentän seuranta (esim. EU-ohjelmat)
  • Projektisuunnittelun prosessi
  • Osaamisen määrittely - tarpeet, resurssit
  • Yhteistyö muiden tahojen kanssa
  • Kokemukset muista ja aiemmista hankkeista mukaan suunnitteluun

Projektitoiminnan hallinta

  • Projektisalkun ylläpito
  • Vastuu projektien aikataulutuksesta resurssien puitteissa

Yhteistyö

  • Yhteistoiminnan kehittäminen muiden tahojen kanssa

 

Projektien toteutus

Kokonaisuus

Tehtäviä

Johtaminen ja koordinointi

  • Aikataulu
  • Resurssit (hlö- ja muut)
  • Roolimäärittely
  • Johto
  • Sisäinen ja ulkoinen yhteistyö
  • Verkostoituminen
  • Vastuu projektin taloudesta
  • Vastuu projektin laadusta

 

Tutkimus- ja kehittämistyö

  • Toteutus käytännössä
  • Tiimin toiminta tukiryhmänä

Tulosten ulkoistaminen ja muu viestintä

  • Viestintä projektin olemassaolosta
  • Raportointi
  • WWW-sivut
  • Tiedotus
  • Tuotteistus

Projektista oppiminen

  • Projektien arviointi

 

Tehtäviä, joiden toteutus eri organisaatiotasoilla ei ole selvä

  • Tutkimusstrategia
  • Markkinointi
  • Palvelutoiminta
  • Tuotteistus

Tutkimusstrategia

Kokonaisuus

Tehtäviä

Perusstrategian suunnittelu

  • Toiminta-alueen tulevien tarpeiden selvittäminen
  • Tiimin toiminta-ajatuksen ja vision määrittäminen
  • Alueen ja ryhmän strategiseen suunnitteluun osallistuminen
  • Huolehtiminen kansallisesti tärkeistä erikoisosaamisalueista
  • Toimintaympäristön muutosten seuranta ja analysointi
  • Strategian sisällön konkretisointi

Strategian ylläpito

  • Strategian päivittäminen

Strategian toteutus

  • Taktiikat ym. strategian toteutumiseen
  • => Ks. projektisuunnittelu

Markkinointi

Kokonaisuus

Tehtäviä

Markkinointipolitiikka

 

  • Tiimin näkyvyyden hallinta
  • Imagon suunnittelu

Markkinoinnin johtaminen

  • Vastuiden määrittely

Valmiuksien luominen

  • Myyntikoulutus

Asiakkaiden hallinta

  • Asiakasanalyysit
  • Avainasiakkuuksien hallinta
  • Yrityskäynnit

Tiedottaminen

  • Yhteydenpito tiedotusvälineisiin

Integrointi muuhun toimintaan

  • Tuki hankevalmistelulle

Organisaation markkinoinnin tukeminen

  • Substanssin tuottaminen markkinointiorganisaatiolle
  • Osallistuminen markkinointiryhmän toimintaan

Markkinointi- ja viestintä-aineiston tuottaminen

  • Esitteet
  • Julkaisut
  • WWW-sivut

Tilaisuudet

  • Seminaarit
  • Messut/näyttelyt
  • Lehdistötiedotteet

Palvelutoiminta

Kokonaisuus

Tehtäviä

Liiketoiminnan johtamien

  • Tavoitteet
  • Johtaminen

Tuotteiden valinta, määrittely ja suunnittelu

  • Tuotteistus
  • Sisältö
  • Hinnoittelu
  • Laadunhallinta
  • Palveluorganisaatio

 

Palvelujen markkinointi

 

  • => Ks. Markkinointi

Palveluprosessi

  • Toimintamalli työn vastaanottoon ja läpiviemiseen ja asiakkaan jälkihoitoon
  • Asiakaspalvelun laatu, pehmeät arvot, ongelmatilanteiden ratkaisu

Alinhankinta

  • Alihankkijoiden valinta
  • Alihankkijoiden käyttö

Palvelutoiminnan kehittäminen

  • Palvelutuotteiden kehittäminen ja ylläpito
  • Yhteydenpito (asiakkaat, alihankkijat, sidosryhmät)
  • Tuotteista luopuminen

 

 

Tuotteistus

Kokonaisuus

Tehtäviä

Tuotteistuksen johtaminen

  • Vastuut/tuoteyhdyshenkilöt

Päätökset tuotteista

  • Tavoitteet

 

Tuotteen määrittely

  • Liiketoiminnan tavoitteet
  • Tuotesisällön määrittäminen: mikä sisältö, kenelle, miksi
  • Hinnoittelu
  • Palveluprosessin suunnittelu, ml. palveluorganisaatio
  • Osaamiskartoitus
  • Laadun suunnittelu
  • Tuotteistusprosessi

Tuotteen tukiaineisto

  • Esitteiden laatiminen
  • Ohjeet tuottajille

Tuotteen liiketoiminta

  • Lanseeraus: ajoitus, keinot
  • Alihankinta, verkottuminen
  • Liiketoiminnan seuranta
  • Laatujärjestelmän asettamien kriteerien jatkuva valvonta
  • Asiakastyytyväisyyden seuranta

Tuotteiston hallinta

  • Tuoteperheen ylläpito
  • Tuotteiden edelleenkehitys
  • Tuotteista luopuminen

Yksittäisen tehtävän / toiminnon suunnittelu

 

  • Tehtävä: ___________________________

 

  • Tarpeet ja tavoitteet:

 

  • Tulokset:

 

  • Toteutustapa (prosessi)
    • Kuka
    • Koska
    • Kenelle, mille
    • Miten
    • Millä pelisäännöillä
    • Millä välineillä
    • Millaista yhteistyötä

 

  • Miten varmistetaan osaaminen