|
Asiantuntijaorganisaation osaamistiimin perustaminen - menettelytapoja prosessin eri vaiheisiin
Tämä kalvosarjamainen artikkeli esittelee "kättä pidempää" tiimittämisprosessin eri vaiheisiin. Tiimien ja tiimien luomisen perusperiaatteet ja erään tiimittämisprosessin tärkeimmät elementit on kuvattu toisessa dokumentissa.
Osaamisen tunnistaminen aivoriihitekniikalla Ulkoisten vaatimusten määrittely Vision luominen Toimintatapojen suunnittelu Tiimin sisäiset tehtävät Tehtäviä, joiden toteutus eri organisaatiotasoilla ei ole selvä Yksittäisen tehtävän / toiminnon suunnittelu
- Luetteloidaan asiakaslähtöiset tutkimus- ja palvelukohteet, esimerkiksi. Toimintaprosessien kehittäminen. Tuotetestaus. Tuotteiden turvallisuusanalyysit. Tuotekehitysprosessien kehittäminen. Työympäristön turvallisuusanalyysit. Työjärjestelmän riskien arviointi
- Tarvittava osaaminen tunnistetaan seinätaulutekniikalla. Näistä otsikot. Alle lisätään hiljaisessa aivoriihessä tarvittava osaaminen
- Toisella kierroksella merkitään olemassaoleva osaaminen. Kukin jäsen merkitsee nimikirjaimillaan, mitä osaa kunkin osaamisen viereen
- Yhteisen osaamisen ja kriittisten osaamistarpeiden tunnistaminen. Eri alueiden osaamiset kirjataan tiimin osaamisluetteloon, ja taulukko, johon ruksataan kunkin jäsenen saaminen. Tunnistetaan yhteinen osaaminen ja merkitään ne alueet. Tunnistetaan yhden tai muutaman henkilön varassa oleva erikoisosaaminen. Tarkistetaan, että luettelossa ovat kaikki strategisesti tärkeät osaamiset
- Mielenkiinnon ja motivaation alueet merkitään myös henkilöittäin
Tarkastele toiminta-ajatuksen eri elementtejä
- Asiakkaat ja heidän toimintansa
- Kehittämisen kohde
- Mitä niissä kehitetään
- Toimintaympäristö
- Julkisen vallan ja muut yleiset vaatimukset
- => Joukko osaamisalueita
- Nopea esimerkki tuotekehityksen riskienhallinnan kehittämisestä:
- => Tuotekehitys - ajattelu- ja toimintamallit
- => Keskeisten asiakasryhmien tapa toimia
- => Riskienhallinnan perus-ajattelumallit
- => Riskien tunnistaminen
- => Organisaation kehittäminen
- => Aihepiirin kokonaisuuden taso ja uusin tutkimus ja kehitys
- Tätä ihmisten pitää osata:
(Avainsanat: Olla perehtynyt X:ään, olla koulutettu X:ään, olla kokemusta X:stä, seurata X:ää, tuntea X...)
Osaamistaulukko (PDF) kokoaa tiimin osaamisen. Vasempaan reunaan kootaan tiimissä tarvittava osaaminen (sekä ydin- että tukiosaaminen) ja jäsenet listataan sarakkeisiin. Taulukko täytetään henkilökohtaisesti - siihen menee vain minuutteja, jos henkilöstö on asian tasalla. Tarkkuus ei ole absoluuttista: olennaista on vain nostaa yhteinen asia pöydälle tällaista välinettä käyttäen.
Olennaista on oikean reunan tulos: onko riittävää osaamispohjaa, että kuviteltu toiminta-ajatus kantaa? Toinen tärkeä tulos on itsetutkiskelu ja osaamisen avoin esittely - jos sitä ei ole aiemmin tehty, tässä on lähtölaukaus.
Tärkeää on esitellä tulokset neutraalisti ja antaa tiimin tehdä yhteiset johtopäätökset.
Käsitellään keskustellen:
- Oman organisaation asettamat vaatimukset: Mitä tiimiltä edellytetään? Mitä siltä toivotaan?
- Mitä strategisia kulmakiviä ja osaamista sen pitäisi ylläpitää?
- Millaisia ovat tärkeimmät uudet asiakkaiden tutkimus- ja konsultointitarpeet viiden vuoden kuluttua?
- Mitkä ovat hypoteesin mukaisen toiminnan tärkeimmät elementit tulevina vuosina?
- Omat toiveet: Kukin jäsen kirjoittaa paperille näkemyksensä ihannetiimistään viiden vuoden päässä.
- Mukaan seuraavat elementit: Mitä tiimi tekee? Millainen asema sillä on organisaatiossa ja koko toimintakentässään? Kansallinen toiminta? Kansainvälinen toiminta? Miten se toimii? - sisäiset toimintaprosessit? Tiimin ihmissuhteet ja muut sisäiset tekijät?
- Kirkastettu visio tilasta viiden vuoden päästä
Olemme tiimi joka
- Kehittää ... mitä?
- Tuottaa palveluja ... mitä?
- Osaa ...mitä?
- Jonka asiakaskuntaa ovat ... ketkä?
- Jonka toimintaa luonnehtii ... mitkä seikat? (kehitys- ja osaamistaso, koko, asema tutkimus- ja konsultointiyhteisöissä)
- Määritetään tiimille kuuluvat tehtävät
- Tarkkaa suunnittelua ei voida tiimittämisvaiheessa tehdä kaikille tehtäville
- Siksi tunnistettava olennaisimmat Mitä toimintoja tarvitaan välittömästi toiminnan aloituksen jälkeen? Mitkä toiminnot ovat tärkeimpiä? Mitkä ovat uusia toimintoja, joita ei ole ollut vanhassa organisoitumismuodossa? (Oli kenties teoriassa, mutta ei käytännössä)
- Valinta tehdään merkkaamalla henkilökohtaiset näkemykset näistä aivoriihessä kalvoille tai fläpeille
- ! = kiire, tarvitaan pian
- X = tärkeä
- U = uusi
- Ennen merkkausta käsitellään vielä lyhyesti toiminnot ja täydennetään listoja tarvittaessa
- Fläpit ohessa
- Tiimin johtaminen
- Sitouttavat tehtävät
- Osaamisen hallinta
- Toiminnan suunnittelu
- Resurssien käytön suunnittelu ja seuranta
- Projektisuunnittelu
- Projektien toteutus
Kokonaisuus |
Tehtäviä |
Edushenkilön / vetäjän valinta |
Miten sovitaan, miten valtuutetaan?
Miten vaihdetaan tarvittaessa?
Varahenkilön valinta |
Edushenkilön / vetäjän tehtävät ja vastuut |
Tehtävien määrittelyprosessi |
Muiden jäsenten roolit |
Kaikkien jäsenten perusroolin määrittely
Yhteyshenkilö-roolit erityisasioissa |
Henkilöjohtaminen, leadership |
Jäsenten ohjaus, tuki ja valmentaminen |
Osaamisen johtaminen ja hallinta |
(Ks. oma kalvo) |
Demokraattiset periaatteet |
Päätöksentekoprosessit
Vaikutusmahdollisuuksien tarjoaminen ja varmistaminen |
Kokoukset |
Kokousperiaatteet
Kokoonkutsuminen |
Sisäinen viestintä |
Viestintätavat |
Kokonaisuus |
Tehtäviä |
Yhteisten tavoitteiden luominen ja kokeminen |
Yhteinen tavoitemäärittely
Tehtävien, kohteiden jäsennys |
Yhteisöllisyyden, me-hengen luominen |
Rooli tiimissä
Kannustaminen, tukeminen
Muodollinen palkitseminen tiimin sisällä
Ongelmien käsittely
"Tiimipäivät"
Vapaa-ajan toiminta |
Henkilökohtainen vastuu |
Vastuiden jakaminen ja määrittely
Tehtäviin asettaminen |
Tulostavoitteet |
Tulostavoitteiden määrittely |
Tiimin rooli organisaatiossa |
Roolin määrittely |
Kokonaisuus |
Tehtäviä |
Toiminta-ajatus |
Oman toiminta-ajatuksen määrittely |
Osaamistarpeet |
Osallistuminen organisaation strategiseen suunnitteluun
Osaamisstrategian määrittely
Osaamiskartoitus
Tulevaisuuden tarpeiden osaamistarvekartoitus |
Osaamisen varmistaminen |
Perehdytys ja työnopastus
Osaamiskriteerit tehtäville, osaamisen mittaaminen |
Osaamisen kehittäminen |
Koulutussuunnitelmat
Kehittämissuunnitelmat
Osaamisen jakaminen
Innovaatioiden siirtäminen
Ks. myös Projektien suunnittelu |
Osaaminen ulkoistaminen tiimistä |
Osaamisen välineistäminen
Julkaisutoiminta |
Kokonaisuus |
Tehtäviä |
Tavoitteiden määrittely |
Strategiasuunnitteluun osallistuminen
Strategian konkretisointi
Toiminta-ajatuksen päivittäminen
Tulostavoitteiden määrittely |
Projektisuunnittelu |
Projektien ideointi
Projektien suunnittelu |
Palvelutoiminnan suunnittelu
|
Palvelutuotteiden valinta
Palvelu-liiketoiminnan suunnittelu |
Yhteistyö muiden kanssa |
Yhteistyöverkostojen ylläpito
Muiden projektien seuranta ja hakeutuminen muiden projekteihin |
Tiimin toiminnan ja tarjonnan tekeminen näkyväksi |
Tiimin toiminnan ja osaamisen esittelyt |
Sisäinen laadunvarmistus
|
Laadunvarmistustoimintojen suunnittelu |
Kokonaisuus |
Tehtäviä |
Seuranta |
Eri tehtävien kuormituksen ja resurssien käytön seuranta ja ennakointi
Toteutumien analysointi - projektien ja toiminnan arviointi
Ylikuormittumisen estäminen |
Henkilöiden tehtävät |
Vastuuhenkilöt
Varahenkilöt
Tehtäviin ja rooleihin asettaminen
Vastuiden määrittely |
Yhteiset resurssit |
Resurssien käytön pelisäännöt
Alihankinnan käyttö |
Kokonaisuus |
Tehtäviä |
Tutkimusaluiden määrittely |
Toiminta-ajatuksen määrittely
Strategiaprosessi |
Projektien ideointi |
Asiakaskentän tulevien tarpeiden seuranta
Ideointipalaverit
Ideoiden priorisointi ja käsittely
Motivaation ja halujen prosessointi |
Projektisuunnittelu
|
Asiakkaiden ja case-projektien hankinta
Tekesin ja muiden keskeisten rahoittajien strategian/ohjelmien seuranta
Kansainvälisen kentän seuranta (esim. EU-ohjelmat)
Projektisuunnittelun prosessi
Osaamisen määrittely - tarpeet, resurssit
Yhteistyö muiden tahojen kanssa
Kokemukset muista ja aiemmista hankkeista mukaan suunnitteluun |
Projektitoiminnan hallinta |
Projektisalkun ylläpito
Vastuu projektien aikataulutuksesta resurssien puitteissa |
Yhteistyö |
Yhteistoiminnan kehittäminen muiden tahojen kanssa |
Kokonaisuus |
Tehtäviä |
Johtaminen ja koordinointi |
Aikataulu
Resurssit (hlö- ja muut)
Roolimäärittely
Johto
Sisäinen ja ulkoinen yhteistyö
Verkostoituminen
Vastuu projektin taloudesta
Vastuu projektin laadusta
|
Tutkimus- ja kehittämistyö |
Toteutus käytännössä
Tiimin toiminta tukiryhmänä |
Tulosten ulkoistaminen ja muu viestintä |
Viestintä projektin olemassaolosta
Raportointi
WWW-sivut
Tiedotus
Tuotteistus |
Projektista oppiminen |
Projektien arviointi |
- Tutkimusstrategia
- Markkinointi
- Palvelutoiminta
- Tuotteistus
Kokonaisuus |
Tehtäviä |
Perusstrategian suunnittelu |
Toiminta-alueen tulevien tarpeiden selvittäminen
Tiimin toiminta-ajatuksen ja vision määrittäminen
Alueen ja ryhmän strategiseen suunnitteluun osallistuminen
Huolehtiminen kansallisesti tärkeistä erikoisosaamisalueista
Toimintaympäristön muutosten seuranta ja analysointi
Strategian sisällön konkretisointi |
Strategian ylläpito |
Strategian päivittäminen |
Strategian toteutus |
Taktiikat ym. strategian toteutumiseen
=> Ks. projektisuunnittelu |
Kokonaisuus |
Tehtäviä |
Markkinointipolitiikka
|
Tiimin näkyvyyden hallinta
Imagon suunnittelu |
Markkinoinnin johtaminen |
Vastuiden määrittely |
Valmiuksien luominen |
Myyntikoulutus |
Asiakkaiden hallinta |
Asiakasanalyysit
Avainasiakkuuksien hallinta
Yrityskäynnit |
Tiedottaminen |
Yhteydenpito tiedotusvälineisiin |
Integrointi muuhun toimintaan |
Tuki hankevalmistelulle |
Organisaation markkinoinnin tukeminen |
Substanssin tuottaminen markkinointiorganisaatiolle
Osallistuminen markkinointiryhmän toimintaan |
Markkinointi- ja viestintä-aineiston tuottaminen |
Esitteet
Julkaisut
WWW-sivut |
Tilaisuudet |
Seminaarit
Messut/näyttelyt
Lehdistötiedotteet |
Kokonaisuus |
Tehtäviä |
Liiketoiminnan johtamien |
Tavoitteet
Johtaminen |
Tuotteiden valinta, määrittely ja suunnittelu |
Tuotteistus
Sisältö
Hinnoittelu
Laadunhallinta
Palveluorganisaatio
|
Palvelujen markkinointi
|
=> Ks. Markkinointi |
Palveluprosessi |
Toimintamalli työn vastaanottoon ja läpiviemiseen ja asiakkaan jälkihoitoon
Asiakaspalvelun laatu, pehmeät arvot, ongelmatilanteiden ratkaisu |
Alinhankinta |
Alihankkijoiden valinta
Alihankkijoiden käyttö |
Palvelutoiminnan kehittäminen |
Palvelutuotteiden kehittäminen ja ylläpito
Yhteydenpito (asiakkaat, alihankkijat, sidosryhmät)
Tuotteista luopuminen |
Kokonaisuus |
Tehtäviä |
Tuotteistuksen johtaminen |
Vastuut/tuoteyhdyshenkilöt |
Päätökset tuotteista |
Tavoitteet
|
Tuotteen määrittely |
Liiketoiminnan tavoitteet
Tuotesisällön määrittäminen: mikä sisältö, kenelle, miksi
Hinnoittelu
Palveluprosessin suunnittelu, ml. palveluorganisaatio
Osaamiskartoitus
Laadun suunnittelu
Tuotteistusprosessi |
Tuotteen tukiaineisto |
Esitteiden laatiminen
Ohjeet tuottajille |
Tuotteen liiketoiminta |
Lanseeraus: ajoitus, keinot
Alihankinta, verkottuminen
Liiketoiminnan seuranta
Laatujärjestelmän asettamien kriteerien jatkuva valvonta
Asiakastyytyväisyyden seuranta |
Tuotteiston hallinta |
Tuoteperheen ylläpito
Tuotteiden edelleenkehitys
Tuotteista luopuminen |
- Tehtävä: ___________________________
- Toteutustapa (prosessi)
- Kuka
- Koska
- Kenelle, mille
- Miten
- Millä pelisäännöillä
- Millä välineillä
- Millaista yhteistyötä
- Miten varmistetaan osaaminen
|
|