MPV-sivusto Sivukartta
Toiminnan kehittäminen

mpv-logo.gif Matti Vuori

 

Asiantuntijaorganisaation osaamistiimin perustaminen - periaatteet ja prosessi

 

jing-tiimi.jpgTämä kalvosarjamainen artikkeli esittelee tiimien ja tiimien luomisen perusperiaatteet ja erään tiimittämisprosessin tärkeimmät elementit. Näkökulma on keskittynyt tutkimuslaitoksen osaamistiimeihin. Kättä pidempää prosessin eri vaiheisiin on toisessa dokumentissa.

 

 


Mikä on tiimi?

Tiimin määritelmiä

 

”Tiimi on pieni joukko ihmisiä, joilla on toisiaan täydentäviä taitoja, jotka ovat sitoutuneet yhteiseen päämäärään ja yhteiseen toimintamalliin ja jotka pitävät itseään yhteisvastuullisena suorituksistaan” (Katzenbach & Smith 1993)

 

”Tiimi on ryhmä yksilöitä, jotka toimivat yhdessä tuottaakseen tuotteita tai palveluita, joista he ovat yhteisesti vastuussa”” (Mohrman et al 1997)

 

”Tiimi on ryhmä ihmisiä, jotka ovat hyvin riippuvaisia toisistaan pyrkimyksessään saavuttaa yhteinen tavoite tai saada joku tehtävä suoritetuksi” (Parker 1994)

 

 

(Lainaukset: Pertti Frilander. 1997. Työorganisaation tiimittäminen ja tiimityön kehittäminen)

 

Erilaisia tiimejä

  • Asiantuntijatiimi
  • Projektitiimi
  • Kehittämistiimi
  • Ongelmanratkaisutiimi
  • Prosessien ohjaustiimi
  • Johtotiimi
  • Tuotantotiimi
  • Asiakaspalvelutiimi

 

 

Mikä on tiimille ominaista?

  • Toiminnan alatason organisoitumismuoto
  • Tiimi on pieni, alle 10 henkeä, usein 3-5
  • Vastapaino päällikkökeskeiselle toiminnanohjaukselle
    • Ei ”päällikköä” vaan valtuutettu edusmies
    • Kollektiivinen vastuu
    • Itseohjautuva - toimintatavat ja työt suunnitellaan itse. Tiimissä tehdään sisäistä, yhteistä koordinointia ja toiminnan suunnittelua
    • Tasa-arvoisuus ja demokraattisuus
  • Tiimi on itsenäinen
    • Tiimi päättää itse tavoitteistaan (usein...)
    • Tiimi päättää ”etumiehestään” / etumiehistään (esimerkiksi sisäisten prosessien etumies ja ”ulkosuhteiden” etumies)
    • Tiimi päättää jäsenistään
    • Tiimi päättää työtavoistaan
    • Ulkoinen kontrolli loppuu tiimitasolle, ei ulotu jäseniin (paitsi esimerkiksi samanaikaisten projektiorganisaatioiden kautta)
  • Tiimi on mukautuva ja muuttuva
    • Jäsenillä on vaihtelevat roolit ja tehtävät
    • Tiimiä kehitetään jatkuvasti - toiminnan kehittäminen ja valmennus päällä koko ajan
  • Panos on riippuvainen kaikista jäsenistä
    • Jäsenten välillä on riippuvuus toisista, toisten panoksesta ja erikoisosaamisesta
  • Tiimissä on sosiaalinen yhteispeli toimivaa
    • Avoin kommunikaatio - asioista ja ongelmista puhutaan avoimesti ja suoraan ilman välikäsiä
    • Koska roolit perustuvat jäsenten valtuutukseen, ei esiinny ”herranpelkoa”, tytöttelyä tai muita vastaavia ilmiöitä
    • Hyvässä tiimissä kaikilla on kuitenkin oma psykologinenkin (”ryhmädynaaminen”) roolinsa, eli tiimi ei ole tasapäinen porukka

Hyville tiimeille ominaista - tutkimusten mukaan

  • Selkeät, jaetut tavoitteet
  • Toimivat vuorovaikutussuhteet
  • Ryhmän sisäinen kiinteys
  • Toimivat suhteet ulospäin
  • Jäsenten osallistumis- ja vaikutusmahdollisuudet
  • Ongelmanratkaisutaidot
  • Kehittämishalukkuus

 

(Lindström & Kiviranta.1995. Työryhmät ja tiimit. Ryhmän toimivuus ja jäsenten hyvinvointi. Työ ja ihminen, Tutkimusraportti 6. Työterveyslaitos.)

Miksi toimintaa ja ihmisiä tiimitetään?

  • Parantunut tehokkuus
  • Parempi joustavuus
  • Organisaatio kevenee (silloin kun tiimeillä korvataan olemassaoleva organisaatio)
  • Ydinosaaminen kehittyy, koska se tehdään näkyväksi ja yhteiseksi asiaksi
  • Tiimeissä on sisäänrakennettuna sosiaaliset mekanismit, joilla yksilö saadaan sitoutumaan organisaation arvoihin, toimintaperiaatteisiin ja visioon
  • Viestintä paranee
  • Moniammatillisissa tiimeissä on hyvä ongelmanratkaisukyky
  • Kannustaminen ja palkitseminen toimii tiimeissä hyvin
  • Valtuuttava johtamistapa murtaa perinteisen autoritäärisen johtamismallin
  • Yhdessä työskentely on hauskempaa
  • Voidaan aloittaa kehittämistoiminta, johon vanha organisaatio ei ole kyennyt

 

(Muokattu lähteestä: Pertti Frilander. 1997. Työorganisaation tiimittäminen ja tiimityön kehittäminen)

 

Onnistuminen ei aina helppoa

Tiimittämisen onnistumisen edellytyksiä

  • Johdon aito tuki tiimille, ja aito tahto ratkaista niitä ongelmia, joiden vuoksi tiimittäminen tehdään
  • Yhteinen tavoite
    • Tiimi toteuttaa yhteisiä päämääriä
  • Jaettu osaaminen
    • Jos kaikki tekevät omia asioitaan, eikä voida jakaa tehtäviä tai kehittää yhteistä toimintaa, ei tiimiorganisaatiossa ole mitään järkeä; silloin tarvitaan normaalia päällikkö- tai projekti-organisaatiota
    • Samoin, jos kukaan ei tarvitse toisten panosta, ei tiimissä ole mieltä
    • Kaikilla jäsenillä omat erityisosaamisalueensa, jota (tietenkin) koko tiimi hyödyntää!
  • Tiimin toimintaperiaatteet toteuduttava kaikkien jäsenten osalta
  • Sisäinen kiinteys
    • Yhteiset tavoitteet, toimintamallit, jne...
    • Kaikkien on sitouduttava tiimiin - tiimin ei pidä ottaa mukaan henkilöitä, jotka eivät tiimiin sitoudu
  • Hyvä käynnistysprosessi
    • Aito tiimittäminen edellyttää organisaatiokulttuurin mullistamista
    • Muutos on tehtävä hallitusti
  • Tiimille on löydettävä paikka organisaatiossa ja purettava sen tieltä vanhoja rakenteita ja prosesseja

Tiimittämisen sudenkuoppia

  • Ei halutakaan aitoa tiimiä, vaan prosessiorganisaatiota nimitetään tiimiksi
  • Tiimillä luodaan päälliköpohjainen alaorganisaatio tilanteessa, jossa linjaorganisaatiota ei voida tai haluta muuttaa
  • Huono käynnistysprosessi - ylhäältä alas käskyttäen (mm. vetäjävalinnat)
  • Tiimi kaatuu väistämättömiin alkuvaiheen ongelmiinsa, kun sitä ei ohjata niiden yli
    • Kaikilla ryhmillä on kuherruskuukautensa ja kriisinsä ja taas kiinteytymisvaiheensa. Ne pitää tiedostaa ja hallitusti ohjata tiimi niiden yli
    • Tiimi ei ole kerralla valmis, vaan sen toiminta hakee vähitellen uomansa. Käsityksiä tiimistä joudutaan muokkaamaan vähitellen
  • Tiimin suhde muuhun organisaatioon jää määrittämättä, sille ei löydy omaa paikkaa, ja se ei jää näennäisorganisaatioksi ja tuottaa vain haittaa ja turhautumista
  • Erityylisten töiden ja osaamisen yhdistämisen ongelmat
  • Tiimin sopiminen tutkijaluonteille joskus vaikeaa

Asiantuntijaorganisaation tiimien erityispiirteitä

  • Tiimit ovat tuotanto- ja palvelutoiminnan termistöä
  • Asiantuntijaorganisaatioissa voidaan puhua esimerkiksi tuotekehitystiimistä
    • Päällikkövetoinen
    • Kertaluonteinen
    • Moniosaava
    • Yhteinen tavoite
    • Toisten experttien rajat ylittävä työnjako, mutta vahva asiantuntijuuden kunnioitus
    • Ei aito tiimi, vaan vastaa projektiorganisaatiota
  • Voidaan osallistua useampaankin tiimiin
  • Tutkimusyhteisössä erot tutkimusryhmään
    • Ei päällikkövetoisuutta
    • Saattaa puuttua vetävä tutkimusauktoriteetti
    • Sen sijaan ”etumies” valitaan tarvittavien muiden kyvykkyyksien perusteella
    • Painopiste tulosten ohella myös toiminnan prosesseissa ja valmennuksessa (kulttuurista johtuen; toki tutkimusryhmillä on ihan samat tarpeet!)

Osaamistiimien tehtäviä

  • Tutkimusstrategia
  • Osaamisen hallinta
  • Toiminnan suunnittelu
  • Henkilöstön valmennus
  • Resurssien käytön suunnittelu ja seuranta
  • Projektisuunnittelu
  • Projektien toteutus
  • Tiimin johtaminen
  • Sitouttavat tehtävät
  • Markkinointi
  • Palvelutoiminta
  • Tuotteistus

 

=> Eli hallinnollisia tehtäviä lukuunottamatta tutkimusryhmän tehtäviä

=> Tiimi mahdollistaa niiden tekemisen paremmin!

Tutkimusorganisaation tiimittämisprosessi osaamistiimiksi

Vaiheittainen kehittämisprosessi

  • Tiimityöpajoihin perustuva kehittämisprosessi

 

Työpaja 1: Mitä ollaan tekemässä?

”·”   Tiimivalmennus

”·”   Kehittämisprosessin käsittely

”·”   Tavoitteiden määrittely

”·”   Hypoteesi visiosta

”·”   Ulkoisten vaatimusten jäsentäminen

 

 

Työpaja 2: Onko siihen edellytyksiä? Mihin on?

 

”·”   Kyvykkyyksien tunnistaminen

”·”   Uusi hypoteesi toiminta-alueista

 

 

Työpaja 3: Toimintatapojen suunnittelu

”·”   Kaikkien tarvittavien toimintojen määrittely

”·”   Toimintamallien kehittäminen

 

 

Työpaja 4: Tiimin muodostaminen ja arviointi

”·”   Tiimin muodostaminen

”·”   Tiimin arviointi

 

 

Tiimin käynnistäminen

”·”   Tiimin tiedotus ja markkinointi (organisaation sisällä)

”·”   Virallisen toiminnan aloittaminen osana organisaatiota

 

 

Tiimin toiminnan kehittäminen

”·”   Alkuvaiheen ohjaus

”·”   Seuranta

”·”   Jatkuva parantaminen

 

Tiimivalmennus

  • Mukaan tuleville valmennusta tiimeistä ja kehittämisprosessista - mitä ollaan tekemässä ja miten
  • Mukaan kehittämisprosessiin tuleminen ei ole vielä sitova lupaus osallistumisesta yksilön tai tiimin puolesta

Kehittämisprosessin käsittely

  • Käydään läpi vaiheet, joilla tiimi suunnitellaan ja käynnistetään
  • Sovitaan aikataulusta

Tavoitteiden määrittely

  • Miksi tiimi ollaan perustamassa?
  • Mikä on tiimin tavoite? Mitä ongelmaa / asiaa sillä ollaan ratkaisemassa?
  • Mitkä olivat vanhan organisoitumismuodon ongelmia?
  • Miten tiimi näkyy ulospäin?
  • Mitkä ovat tiimin päätäntävallan rajat
    • Mitkä ovat päätöksenteon rajapinnat ja reunaehdot suhteessa muuhun organisaatiooon

Hypoteesi visiosta

  • Ensimmäinen arvaus, mitä ollaan tekemässä, miten profiloidutaan
  • Muutetaan prosessin edetessä

Ulkoisten vaatimusten jäsentäminen

  • Mitä tiimiltä edellytetään? Mitä siltä toivotaan?
  • Mitä strategisia kulmakiviä ja osaamista sen pitäisi ylläpitää?

Vision luominen

  • Mitkä ovat hypoteesin mukaisen toiminnan tärkeimmät elementit tulevina vuosina?
  • Kirkastettu visio tilasta viiden vuoden päästä

 

    • Olemme tiimi joka 1) Kehittää ... mitä? 2) Tuottaa palveluja ... mitä? 3) Osaa ...mitä? 4) Jonka asiakaskuntaa ovat ... ketkä? 5) Jonka toimintaa luonnehtii ... mitkä seikat? (kehitys- ja osaamistaso, koko, asema tutkimus- ja konsultointiyhteisöissä)

Kyvykkyyksien tunnistaminen

  • Mitä eri henkilöt osaavat - mitä tiimi osaa!
  • Missä ovat mielenkiinnon kohteet - mihin tiimillä on yhteinen motivaatio!
  • Mitä osaamista puuttuu - mitä osaamista tiimin on luotava valmennuksella tai hankkimalla uusia jäseniä
  • Tiimin ulospäin näkyvät toiminnan kohteet eivät saa olla yhden henkilön varassa. Sen sijaan niiden taustalla oleva erikoisosaaminen saa olla vain yhdelläkin henkilöllä, kunhan tästä riskistä ollaan tietoisia ja se hallitaan

Uusi hypoteesi toiminta-alueista

  • Yhdistelmä parhaista osaamis- ja motivaatiokeskittymistä
  • Ottaen huomioon organisaation strategian
  • Mitä tiimi EI tee - mitä vanhoista alueista ja palveluista jätetään pois

 

Toimintamallien kehittäminen

  • Määritellään kaikki tiimin toimintaprosessit
  • Sovitaan tiimin toimintatavoista
  • Tukitehtävien määrittely ja niiden vastuista sopiminen
  • Keskeistä suhde linjaorganisaatioon ja muihin tiimeihin
  • Tiimikokouksien ja muiden säännönmukaisten toimintojen suunnittelu

Tiimin muodostaminen

  • Tiimin nimen valinta
  • Toimintaprofiilin ja vision määrittely
  • Etumiesten valinta
  • Roolien määrittely ja positiivisten roolien löytäminen kaikille
    • Asiantuntijuudet
    • Erityistehtävät
    • Halutut toimintatyylit
  • Toiminnan harjoittelu

Tiimin arviointi

  • SWOT-analyysi ja muut tarvittavat analyysit
  • Vuorovaikutus-analyysi (tulevassa tilanteessa)

Tiimin käynnistäminen

  • Tiimin markkinointi omassa organisaatiossa
  • Tiimitoiminnan käynnistys

Tiimin toiminnan kehittäminen

  • Toiminnan ongelmien seuranta, analysointi ja ratkaiseminen
  • Toiminnan kehittäminen
  • Roolien uudelleenmäärittely